En servicedesk er et system som behandler saker etter oversiktlige og forutsigbare metoder. Vi gir deg tipsene du trenger for å kunne foreta en vellykket implementering av servicedesk i din organisasjon.
Registrerer du deg i dag, får du prøve vår servicedesk i 60 dager! Helt uforpliktende og helt gratis!
Av Gunn Garvik, avdelingsleder TMS servicedesk
Avdelingsleder Gunn Garvik gir deg gode tips om implementering av servicedesk i din egen organisasjon.
Etter mange års erfaringer med implementering av TMS servicedesk i private og offentlige organisasjoner, vil jeg komme med noen betraktninger når det gjelder innføring av servicedesk.
Mine opplevelser er at enkelte avdelinger vegrer seg for å ta i bruk et system som gir bedre oversikt over alle henvendelser.
Ofte er det tilfeldig hvem som får en rask oppfølging av en henvendelse. Vi mennesker er forskjellig, og mange har egne måter å behandle en sak på. Den kunden som dukker opp i døra eller spør deg i kantina får ofte raskere løst sin henvendelse. Slik er det bare.
Servicedesk eller henvendelsesystem
Med et henvendelsessystem kan man klassifisere, kategorisere og prioritere sakene som kommer inn, slik at hver enkelt kunde får en mer riktig behandling i forhold til type henvendelse. Dette gir bedre oversikt over alle typer henvendelser og ikke minst men viktigst fornøyde kunder.
Det er ofte vanskelig å velge et system som passer for bedriftens It avdeling, HR, Kommunikasjon, transport, Resepsjon osv. Noen vegrer seg fordi innføringen av et nytt system tar lang tid med bygging av arbeidsprosesser, opplæring samtidig blir det kostbart når implementering tar lang tid.
7 steg for en vellykket implementering
Under finner du 7 steg for en vellykket implementering av servicedesk som effektiviserer implementeringen.
- Velg et system som passer organisasjonen, er fleksibelt og kan utvides med flere avdelinger.
- Velg et servicedesk system som er har mest mulig automatiserte arbeidsprosesser, dette vil gi en raskere implementasjon i avdelingen.
- Sett opp en god prosjektplan med frister for milepæler med fastsatte datoer, som avdelingen har blitt enig om før oppstart. Det skal ikke være er rom for utsettelser.
- Start med å sette opp single signon for saksbehandlerne og automatisk registrering av saker til dispatcher eller team i servicedesken.
- Ta små skritt innenfor ITIL rammeverket i starten. Ta i bruk klassifisering av saker som, hendelse, tjeneste og tilgang
- Utarbeid en Servicehåndbok sammen med dine saksbehandlere på avdelingen hvor saksbehandlerne er enig om hvordan arbeidsmetodikken for saksbehandling skal være i systemet.
- Kjør en akseptansetest av serviedesksystemet, og en kunnskapstest hos den enkelte saksbehandler før oppstart.
Lykke til med innføring av servicedesk.
Registrerer du deg i dag, får du prøve vår servicedesk i 60 dager! Helt uforpliktende og helt gratis!